Un administrateur doit agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté. Il peut être personnellement responsable des salaires impayés, des retenues à la source et des taxes non remises. Résolutions à jour et assurance atténuent le risque.
Accepter un siège d'administrateur, c'est accepter plus qu'un titre : la loi attache à cette fonction des devoirs précis et, dans certains cas, une responsabilité personnelle qui traverse l'écran de la société. Que vous administriez votre propre PME ou celle d'un proche, voici ce que vous avez réellement signé.
Deux devoirs cardinaux
La loi impose aux administrateurs un devoir de prudence et de diligence, agir avec le soin qu'une personne raisonnable apporterait à ses propres affaires, en s'informant avant de décider, et un devoir de loyauté, agir dans l'intérêt de la société, et non dans le sien propre. De ce second devoir découlent les règles sur les conflits d'intérêts : l'administrateur qui contracte avec sa propre société ou qui profite d'une occasion d'affaires repérée dans ses fonctions doit le divulguer et, souvent, s'abstenir de voter. La violation de ces devoirs expose à des poursuites de la société elle-même ou de ses actionnaires.
Les responsabilités personnelles prévues par la loi
C'est le volet qui surprend le plus. Dans des cas précis, la loi rend les administrateurs personnellement responsables des dettes de la société. Les deux plus importants : jusqu'à six mois de salaires impayés aux employés, et les sommes que la société a perçues ou retenues pour l'État sans les remettre, taxes de vente et retenues à la source en tête. Autrement dit, l'administrateur d'une société en difficulté qui laisse filer les remises fiscales joue avec son propre patrimoine. S'y ajoutent des responsabilités possibles en matière environnementale et pour certaines déclarations fausses ou trompeuses.
La défense de diligence raisonnable
Face à la plupart de ces réclamations, la loi offre une défense : démontrer avoir agi avec un degré de soin, de diligence et de compétence raisonnable. Concrètement, cette défense se construit avant le problème, pas après. Elle ressemble à ceci : poser des questions en réunion et exiger des réponses, s'assurer que les remises fiscales sont faites et le vérifier périodiquement, consigner ses dissidences au procès-verbal, consulter des experts quand le sujet dépasse ses compétences. L'administrateur diligent laisse des traces; ce sont elles qui le protègent.
Les protections à mettre en place
Trois outils complètent la diligence. L'indemnisation par la société, prévue au règlement intérieur ou par convention, oblige l'entreprise à prendre en charge la défense de l'administrateur poursuivi pour des actes accomplis de bonne foi dans ses fonctions. L'assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants prend le relais quand la société ne peut pas payer, précisément le scénario où le risque est le plus grand. Et la démission formelle, dûment déclarée au registre, marque la fin de l'exposition : on ne répond pas des décisions prises après son départ, encore faut-il pouvoir prouver la date de celui-ci.
Le mot d'ordre : documenter
Toutes les protections convergent vers la même pratique : des décisions prises régulièrement, par des résolutions écrites, conservées dans un livre des minutes à jour. Le jour où quelqu'un demande des comptes, l'administrateur qui peut montrer quand et comment chaque décision a été prise part avec une longueur d'avance décisive.