Le règlement sur l’exercice de la profession de dentiste en société réserve la totalité des droits de vote aux membres de l’Ordre et leur réserve aussi toute fonction de gestion. En revanche, les actions sans droit de vote peuvent appartenir au conjoint et aux parents, en ligne directe comme collatérale. Trois obligations surprennent : aucune action ne se transfère sans le consentement du conseil, la garantie passe obligatoirement par le Fonds d’assurance de l’Ordre, et un avis doit paraître dans un journal dans les quinze jours de la constitution.
Ce guide décrit les conditions du règlement, article par article, pour le dentiste qui constitue sa société ou qui veut vérifier qu’une société existante est conforme. Il ne traite pas de l’opportunité fiscale, qui dépend de votre revenu et se discute avec votre comptable.
Qui peut détenir des actions
Le règlement distingue les deux catégories, et la seconde est plus ouverte qu’on ne le croit souvent.
Les droits de vote. La totalité doit appartenir à au moins un membre de l’Ordre des dentistes du Québec, directement, ou à une personne morale, une fiducie ou une entreprise dont les droits de vote sont eux-mêmes détenus en totalité par au moins un membre.
Les actions sans droit de vote. Elles peuvent appartenir :
- à au moins un membre de l’Ordre ;
- à un parent, en ligne directe ou collatérale, d’un membre détenant des actions votantes ;
- au conjoint d’un tel membre ;
- à une personne morale, une fiducie ou une entreprise dont les droits de vote appartiennent en totalité à l’une de ces personnes.
La formule « en ligne directe ou collatérale » est plus large que celle d’autres règlements. Elle couvre les ascendants et descendants, mais aussi les frères, sœurs, oncles, tantes, neveux et nièces. Cela élargit réellement les possibilités de structure, ce qui ne dit rien de leur intérêt fiscal : les règles sur l’impôt sur le revenu fractionné s’appliquent par ailleurs et dépendent de la participation réelle de la personne à l’entreprise.
Toute fonction de gestion est réservée
Le règlement ne se contente pas de réserver le conseil d’administration. Il prévoit que seuls des membres de l’Ordre peuvent être nommés pour exercer des fonctions de gestion au sein de la société, y compris les fonctions d’administrateur, de représentant et de dirigeant.
Un conjoint actionnaire ne peut donc pas être nommé dirigeant, même à titre de secrétaire ou de trésorier. C’est une différence pratique avec ce que beaucoup imaginent en montant leur société, et elle se vérifie dans la déclaration au registre, où les dirigeants sont nommés.
Aucune action ne se transfère librement
Une condition passe souvent inaperçue et devrait être au cœur de votre convention : les actions du capital-actions de la société ne peuvent être transférées sans le consentement de son conseil d’administration.
Cette restriction doit figurer dans les statuts, comme toutes les autres conditions du règlement. Elle protège la conformité de la société, mais elle a une conséquence directe : au décès d’un actionnaire, ou lors d’une séparation, les actions ne circulent pas d’elles-mêmes. Sans mécanisme prévu d’avance, la situation se bloque exactement au moment où il faudrait qu’elle se règle vite.
C’est la raison d’être d’une convention entre actionnaires dans une société professionnelle, et elle compte davantage ici que dans une entreprise ordinaire.
Les statuts doivent porter les conditions
Le règlement exige que les conditions sur les droits de vote, les actions sans droit de vote, les fonctions de gestion et le transfert d’actions soient inscrites dans les statuts de la société, et que les statuts prévoient aussi qu’elle est constituée aux fins d’exercer des activités professionnelles.
Une société constituée avec des statuts standards n’est pas conforme, même si les actionnaires sont les bonnes personnes. Si c’est votre cas, il faut procéder à une modification de statuts.
Ce qu’il faut déposer à l’Ordre
Avant d’exercer au sein de la société, vous fournissez à l’Ordre une déclaration sur le formulaire prévu, accompagnée de 100 $, et de documents attestant que la société fait l’objet de la garantie exigée, qu’elle existe, qu’elle est immatriculée au Québec et qu’elle y maintient un établissement. S’y ajoute une autorisation écrite et irrévocable permettant à l’Ordre d’obtenir les documents corporatifs.
La déclaration demande notamment le pourcentage d’actions avec et sans droit de vote de chaque actionnaire, leur adresse résidentielle, et une attestation que la détention et les règles d’administration respectent le règlement. Autant dire que le registre des valeurs mobilières doit être à jour avant de remplir le formulaire.
| Quand | Quoi |
|---|---|
| Avant d’exercer en société | Déclaration, 100 $ et pièces justificatives |
| Avant le 31 mars, chaque année | Mise à jour de la déclaration |
| Sans délai | Informer l’Ordre de tout changement à la garantie ou aux renseignements qui affecterait la conformité |
| Dans les 15 jours de la constitution | Publier un avis dans un journal circulant dans chaque localité où vous avez un établissement |
L’avis dans le journal
C’est l’obligation la plus inattendue du règlement, et elle est rarement respectée parce qu’elle est rarement connue. Lorsqu’une société en nom collectif est continuée en société à responsabilité limitée, ou lorsque les activités sont poursuivies au sein d’une société par actions, le dentiste doit, dans les quinze jours, faire publier un avis à cet effet dans un journal circulant dans chaque localité où il tient un établissement.
L’avis doit préciser la nature et les effets de la modification du statut de la société, notamment quant à la responsabilité professionnelle du dentiste et à celle de la société. Prévoyez le délai et le coût de publication dans votre plan de transition.
La garantie passe par le Fonds de l’Ordre
Contrairement à d’autres professions, vous ne choisissez pas votre assureur pour cette garantie : le règlement exige la souscription au Fonds d’assurance responsabilité professionnelle de l’Ordre des dentistes du Québec.
Le montant minimal est de 1 000 000 $ par sinistre et pour l’ensemble des réclamations présentées sur une période de douze mois, quel que soit le nombre de membres dans la société. La garantie couvre la société en excédent de votre couverture personnelle, et elle inclut la prise en charge de la défense et des frais de justice.
Le répondant, et son substitut
Dès que plus d’un dentiste exerce dans la même société, le règlement exige la désignation d’un répondant et d’un substitut. Les deux doivent être membres de l’Ordre et exercer leurs activités au Québec au sein de la société.
Le substitut est une particularité : la plupart des règlements comparables se contentent d’un répondant. Le répondant reçoit toute communication de l’Ordre destinée à la société et s’assure de l’exactitude des renseignements déclarés, ce qui est une responsabilité réelle à attribuer en connaissance de cause.
Radiation et perte d’autorisation
Pendant une radiation de plus de trois mois ou une révocation de permis, le dentiste ne peut détenir directement ou indirectement aucune action ou part sociale, ni être administrateur, dirigeant ou représentant de la société. Et il cesse d’être autorisé à exercer au sein de la société dès qu’il ne respecte plus les conditions du règlement ou du chapitre VI.3 du Code des professions.
Combinez cette règle avec la restriction sur le transfert d’actions et vous voyez le problème : un actionnaire radié ne peut plus détenir ses actions, mais elles ne peuvent pas être transférées sans l’accord du conseil. Le mécanisme de rachat doit donc exister avant que la situation se présente.
Questions fréquentes
Oui, pour les actions sans droit de vote. Le règlement autorise le conjoint et les parents, en ligne directe comme collatérale, d’un membre détenant des actions votantes. La formule collatérale couvre aussi les frères, sœurs, oncles, tantes, neveux et nièces. En revanche, la totalité des droits de vote doit rester aux mains de membres de l’Ordre.
Non. Le règlement prévoit que seuls des membres de l’Ordre peuvent être nommés pour exercer des fonctions de gestion au sein de la société, y compris les fonctions d’administrateur, de représentant et de dirigeant. Un conjoint peut être actionnaire sans droit de vote, mais pas dirigeant, et cela se vérifie dans la déclaration au registre des entreprises.
Non. Le règlement exige que les actions du capital-actions ne puissent être transférées sans le consentement du conseil d’administration, et cette condition doit figurer dans les statuts. C’est une protection de la conformité, mais elle bloque la circulation des actions au décès ou lors d’une séparation si aucun mécanisme n’a été prévu d’avance dans une convention entre actionnaires.
Oui, dans les quinze jours de la constitution de la société par actions ou de la continuation d’une société en nom collectif. L’avis doit paraître dans un journal circulant dans chaque localité où vous tenez un établissement et préciser la nature et les effets du changement de statut, notamment quant à la responsabilité professionnelle. C’est l’obligation la plus souvent ignorée du règlement.
Une garantie d’au moins 1 000 000 $ par sinistre et pour l’ensemble des réclamations sur douze mois, quel que soit le nombre de membres dans la société. Vous ne choisissez pas l’assureur : le règlement impose la souscription au Fonds d’assurance responsabilité professionnelle de l’Ordre des dentistes du Québec.
Cent dollars pour la déclaration initiale, à fournir avant de commencer à exercer au sein de la société, puis une mise à jour avant le 31 mars de chaque année. Vous devez aussi informer l’Ordre sans délai de tout changement à la garantie ou aux renseignements déclarés qui affecterait le respect des conditions.
Pendant une radiation de plus de trois mois ou une révocation de permis, vous ne pouvez détenir directement ou indirectement aucune action ni être administrateur, dirigeant ou représentant de la société. Comme les actions ne peuvent être transférées sans le consentement du conseil, le mécanisme de rachat doit être prévu avant que la situation se présente.