Les statuts sont l'acte constitutif de votre société : nom, capital-actions, nombre d'administrateurs, restrictions aux activités et au transfert d'actions. Les modifier exige des résolutions et le dépôt de statuts de modification. Beaucoup de changements qu'on croit statutaires relèvent en réalité du règlement intérieur ou de la convention entre actionnaires, qui se modifient bien plus simplement.
« Il faut modifier les statuts » est une phrase qu'on entend souvent et qui est fausse une fois sur deux. Avant d'engager la procédure et ses frais, il vaut la peine de savoir ce que les statuts contiennent réellement, et ce qui se règle ailleurs.
Ce que contiennent les statuts
Les statuts sont le document déposé auprès de l'autorité pour créer la société. Ils fixent la dénomination sociale, la description du capital-actions avec les catégories d'actions et leurs droits, le nombre d'administrateurs ou la fourchette permise, le lieu du siège dans ses grandes lignes, et le cas échéant les restrictions imposées aux activités de la société ou au transfert de ses actions.
C'est un document court, public, et volontairement stable. Tout ce qui touche la vie courante de la société, les pouvoirs des dirigeants, la façon de convoquer les assemblées, la signature bancaire, se trouve ailleurs.
Statuts, règlement ou convention
Voilà la distinction qui vous fera économiser le plus.
| Statuts | Règlement intérieur | Convention entre actionnaires | |
|---|---|---|---|
| Ce qu'il régit | L'existence et le capital-actions | Le fonctionnement interne | Les rapports entre associés |
| Public | Oui | Non | Non |
| Pour le modifier | Résolutions et dépôt de statuts de modification | Décision des administrateurs, souvent ratifiée | Accord des parties |
| Frais gouvernementaux | Oui | Aucun | Aucun |
| Exemples | Nom, catégories d'actions, restrictions | Convocations, signataires, pouvoirs des dirigeants | Transferts, départs, blocages |
Faites qualifier le changement avant d'engager une procédure statutaire.
Les modifications les plus fréquentes
Le changement de dénomination arrive en tête. C'est une modification statutaire à part entière, avec vérification préalable du nouveau nom ; notre article sur le changement de nom d'une société décrit la procédure complète et la liste de ce qu'il faut mettre à jour ensuite.
La restructuration du capital-actions vient ensuite, et c'est la plus technique. Créer une catégorie d'actions sans droit de vote pour accueillir un investisseur passif, ajouter des actions privilégiées dans le cadre d'une réorganisation, ou ajuster les droits attachés à une catégorie existante : tout cela passe par les statuts. C'est aussi l'endroit où une erreur coûte le plus cher, parce qu'elle se découvre au moment d'une transaction.
Le nombre d'administrateurs se modifie lorsque la fourchette prévue ne correspond plus à la réalité. Attention à ne pas confondre avec le simple changement de personne, qui ne touche pas aux statuts.
Les restrictions, enfin : celles qui limitent les activités de la société ou encadrent le transfert de ses actions. Les professionnels régis par un ordre en connaissent l'importance, comme l'explique notre article sur l'incorporation professionnelle.
Les autorisations requises
Une modification des statuts n'est pas une décision administrative : elle touche le contrat social de la société et exige l'approbation des actionnaires, à une majorité renforcée dans bien des cas. Lorsque la modification affecte les droits d'une catégorie d'actions en particulier, les détenteurs de cette catégorie peuvent devoir se prononcer séparément.
Ces exigences existent pour protéger les minoritaires, et elles sont la raison pour laquelle une modification doit être documentée avec soin. Les résolutions qui l'autorisent font partie du dossier au même titre que le certificat délivré ensuite, et l'ensemble rejoint le livre des minutes.
Quand la modification s'inscrit dans une réorganisation
Certaines modifications de statuts ne sont pas des gestes isolés mais une pièce d'une opération plus large, et c'est là qu'il faut faire attention à l'ordre des choses.
L'arrivée d'un investisseur en est l'exemple le plus courant : on crée une nouvelle catégorie d'actions pour l'accueillir, on ajuste les droits de vote, et on signe une convention qui encadre sa participation. Le remaniement de la détention familiale en est un autre : on fige la valeur actuelle dans une catégorie d'actions et on émet de nouvelles actions participantes, souvent au bénéfice d'une société de gestion ou de la génération suivante.
Dans ces situations, la modification statutaire n'est jamais la première étape. Elle vient après la décision fiscale, prise avec votre comptable ou votre fiscaliste, qui détermine quelles catégories créer et avec quels attributs. Déposer des statuts avant d'avoir cette réponse, c'est risquer de devoir les redéposer, avec de nouveaux frais.
Les erreurs qu'on découvre trop tard
Trois reviennent régulièrement dans les dossiers que nous reprenons.
Un capital-actions trop pauvre. Une société constituée avec une seule catégorie d'actions ordinaires convient au fondateur unique, jusqu'au jour où il veut accueillir un associé sans lui donner de droit de vote, ou verser des dividendes à des taux différents. Il faut alors modifier, alors qu'un capital-actions bien conçu au départ aurait tout permis sans frais supplémentaires.
Des restrictions oubliées. Une restriction au transfert des actions, courante dans les sociétés fermées, produit des effets que peu de gens vérifient avant de vendre. Une restriction aux activités, elle, peut se retrouver en contradiction avec ce que l'entreprise fait réellement des années plus tard.
Une modification jamais reflétée à l'interne. Les statuts sont modifiés, le certificat est délivré, et le registre des valeurs mobilières continue d'afficher l'ancienne structure. Les certificats d'actions ne sont pas réémis. C'est le genre d'incohérence que la vérification diligente met au jour immédiatement, et qui fait douter un acheteur du reste du dossier.
Ce qu'une modification ne règle pas
Modifier les statuts ne change ni l'identité ni les obligations de la société. Ses dettes la suivent, ses contrats restent valides, son numéro d'entreprise demeure. C'est le même principe que pour le changement de nom : on ajuste la charpente, pas l'histoire.
Et une modification ne remplace pas une convention entre actionnaires. Créer une catégorie d'actions pour un nouvel associé sans prévoir ce qui arrive s'il part, décède ou cesse de travailler, c'est faire la moitié du travail. Les statuts disent ce que valent les actions ; la convention dit ce qui se passe quand la relation change.
Enfin, si votre objectif est de changer de loi constitutive plutôt que le contenu de vos statuts, c'est la prorogation qu'il vous faut, pas une modification.
Questions fréquentes
Quand faut-il modifier les statuts d'une société?
Pour changer la dénomination sociale, restructurer le capital-actions, ajuster le nombre d'administrateurs prévu ou modifier les restrictions aux activités et au transfert d'actions. Beaucoup d'autres changements relèvent en réalité du règlement intérieur ou de la convention.
Quelle est la différence entre les statuts, le règlement intérieur et la convention?
Les statuts régissent l'existence et le capital-actions, ils sont publics et se modifient par dépôt avec frais. Le règlement intérieur régit le fonctionnement interne et se modifie par décision des administrateurs. La convention régit les rapports entre associés et se modifie par accord des parties.
Qui doit approuver une modification de statuts?
Les actionnaires, à une majorité renforcée dans bien des cas. Lorsque la modification affecte les droits d'une catégorie d'actions en particulier, les détenteurs de cette catégorie peuvent devoir se prononcer séparément.
Les montants gouvernementaux à jour figurent dans le tarif des statuts de modification.