Changer le nom officiel d'une société exige une résolution, des statuts de modification et un dépôt au registre : la société demeure la même personne morale. Labo Legal s'en occupe pour 664,75 $ tout inclus, vérification du nouveau nom comprise.
La réponse courte : changer le nom officiel d'une société par actions québécoise se fait par statuts de modification déposés au Registraire des entreprises, après autorisation par résolutions et vérification du nouveau nom. La société reste la même : mêmes contrats, même historique, même NEQ. Seul le nom change.
Pourquoi changer le nom officiel?
Le cas le plus fréquent est la société à numéro qui a fait ses preuves : la désignation numérique a permis de démarrer vite, et le moment est venu de porter un nom à la hauteur de la marque. Viennent ensuite les repositionnements, l'entreprise qui a élargi ses activités et dont le nom d'origine est devenu trop étroit, les fusions d'images après un regroupement, ou tout simplement le nom choisi à la hâte qui n'a jamais vraiment convenu.
Comment se déroule le changement?
Quatre temps. La vérification, d'abord : le nouveau nom doit être disponible et conforme, aux règles québécoises sur les noms d'entreprise comme à la Charte de la langue française; c'est le même exercice de recherche que pour une constitution. L'autorisation, ensuite : le changement de nom modifie les statuts, ce qui exige des résolutions en bonne et due forme des instances de la société. La modification, enfin : l'avocat prépare les statuts de modification et les dépose au Registraire avec les frais gouvernementaux, et la société reçoit son certificat de modification. Dernier temps, souvent négligé : la mise à jour du monde extérieur, banque, contrats types, assureurs, fournisseurs, papeterie et présence en ligne.
Qu'est-ce qui ne change pas?
L'essentiel, en fait. Le NEQ demeure le même, la société conserve sa personnalité juridique, ses contrats restent valides et son historique de crédit la suit. Vos clients signent avec la même entreprise, sous un nouveau nom. C'est toute la différence avec la création d'une nouvelle société, qui repartirait de zéro et exigerait de tout céder.
Combien ça coûte et combien de temps ça prend?
Notre forfait de changement de nom est à 399 $ plus taxes, frais du REQ de 206 $ inclus, avec vérification du nom, statuts de modification préparés par un avocat et certificat de modification. Les résolutions d'autorisation s'ajoutent via notre service de rédaction de résolutions. Une fois le dossier complet, le dépôt se traite en 24 à 48 heures ouvrables. Un conseil pratique : si le nouveau nom est déjà trouvé mais que le lancement attend, une réservation de nom vous le garde pendant 90 jours.
Changer de nom n'est pas changer de régime. Pour passer du provincial au fédéral, voyez la prorogation.
Le nom change, les obligations restent
C'est la contrepartie logique du fait que la société demeure la même personne morale, et elle vaut d'être énoncée franchement. Ses dettes la suivent. Les jugements rendus contre elle la suivent. Les cautionnements consentis à ses créanciers restent en vigueur. Les procédures judiciaires en cours se poursuivent, et il faudra simplement signaler le nouveau nom au dossier.
Cela répond à une question que l'on nous pose avec une certaine gêne : non, changer de nom ne permet pas de repartir à neuf face à un créancier ou à une réputation abîmée. Une recherche au registre affiche l'historique des dénominations, le numéro d'entreprise reste identique, et quiconque vérifie sérieusement fera le lien en quelques secondes. Le changement de nom est un outil de positionnement, pas un effacement.
À l'inverse, la bonne nouvelle est symétrique : vos contrats signés sous l'ancien nom demeurent parfaitement valides. Il n'est pas nécessaire de les refaire signer. Informer vos cocontractants relève de la bonne pratique et évite les factures rejetées, non d'une exigence de validité.
La liste de ce qu'il faut mettre à jour
C'est ici que la plupart des changements de nom se compliquent, non pas au dépôt, mais dans les semaines qui suivent. Prévoyez de reprendre méthodiquement l'institution financière et tous les comptes, les inscriptions fiscales et les comptes d'employeur, les permis, licences et accréditations propres à votre secteur, les polices d'assurance, les baux commerciaux et les contrats de crédit-bail, vos contrats types et conditions de vente, la papeterie, l'enseigne et le matériel promotionnel, les noms de domaine et les adresses courriel, les profils sur les plateformes professionnelles et les annuaires.
Deux éléments sont régulièrement oubliés. D'abord les marques de commerce enregistrées au nom de la société, dont la titularité affiche encore l'ancienne dénomination. Ensuite les garanties inscrites en votre faveur, où votre nom apparaît comme créancier. Ni l'une ni l'autre n'invalide vos droits, mais un décalage prolongé finit toujours par créer une friction au pire moment.
Changer de nom ou déclarer un nom d'emprunt
La comparaison financière est vite faite, et souvent mal interprétée. Le nom d'emprunt coûte nettement moins cher, se déclare rapidement et se retire aussi facilement. Le changement de nom exige des statuts de modification, des frais gouvernementaux plus élevés et la mise à jour décrite ci-dessus.
Mais le coût n'est pas le bon critère. La vraie question est celle du décalage que vous êtes prêt à entretenir. Tant que le nom légal reste utilisable dans vos rapports contractuels et bancaires sans créer de confusion, le nom d'emprunt fait le travail pour une fraction du prix. Dès que ce décalage devient une source d'explications répétées, il vous coûte déjà davantage que le changement lui-même. Notre article sur le choix d'un nom d'entreprise aide à s'assurer que le nouveau nom ne posera pas les mêmes problèmes que l'ancien.
Le changement de nom est une modification statutaire parmi d'autres : voyez quand et comment modifier les statuts.
Ce que le dossier corporatif doit contenir après coup
Un changement de nom bien fait laisse une trace complète. Les résolutions qui l'autorisent, les statuts de modification, le certificat délivré par le Registraire, puis les certificats d'actions réémis ou annotés pour refléter la nouvelle dénomination. Ces documents rejoignent le livre des minutes, où ils forment la continuité entre les deux identités de la société.
Cette continuité documentaire n'est pas décorative : c'est elle qui permettra, dans cinq ou dix ans, de démontrer à un acheteur ou à une banque que l'entreprise qui a signé un contrat sous l'ancien nom est bien celle qui existe aujourd'hui. Une modification déposée sans que le livre en garde la trace crée exactement le genre de trou que la vérification diligente met au jour. Si le nouveau nom est arrêté mais que le lancement attend, la réservation de nom vous le garde entre-temps.
Questions fréquentes
Le changement de nom fait-il perdre le NEQ ou les contrats de la société?
Non. La société demeure exactement la même personne morale : le NEQ, les contrats, les comptes et l'historique sont conservés. Seul le nom légal change, constaté par un certificat de modification.
Quelles autorisations faut-il pour changer le nom d'une société?
Le changement modifie les statuts et doit être autorisé par des résolutions des instances de la société, adoptées dans les formes prévues par la loi et vos documents constitutifs. Nous préparons ces résolutions avec le dossier.
Combien coûte un changement de nom de société au Québec?
Chez Labo Legal, 399 $ plus taxes, incluant les frais du REQ de 206 $, la vérification du nouveau nom, les statuts de modification préparés par un avocat et le certificat de modification. Les résolutions d'autorisation s'ajoutent.
Les montants gouvernementaux à jour figurent dans le tarif du certificat de modification.