Prorogation d'une société : changer de loi sans dissoudre

La réponse courte : la prorogation, aussi appelée continuation, permet à une société de changer de loi constitutive, par exemple de passer du régime québécois au régime fédéral ou l'inverse, sans se dissoudre. La société demeure la même personne morale : contrats, comptes, historique et NEQ suivent. C'est le déménagement juridique le plus propre qui existe.

Dans quels cas envisager une continuation?

Le scénario classique : une société constituée au provincial dont les ambitions sont devenues nationales, et qui veut la protection de nom pancanadienne et le cadre fédéral. Le scénario inverse existe aussi : une société fédérale dont toutes les activités sont au Québec et qui veut simplifier ses obligations en ne relevant plus que du Registraire. S'ajoutent les réorganisations, où l'on harmonise la loi constitutive des sociétés d'un groupe avant une fusion, un financement ou une vente, parce que certaines opérations corporatives exigent que les sociétés vivent sous la même loi.

Pourquoi ne pas simplement dissoudre et reconstituer?

Parce que ce serait tout perdre. Dissoudre une société puis en créer une nouvelle sous l'autre régime signifie céder chaque contrat, rouvrir chaque compte, renégocier chaque entente, transférer chaque actif avec ses conséquences fiscales, et repartir à zéro côté historique de crédit. La continuation évite tout cela : la loi des deux régimes prévoit expressément que la société continuée conserve ses droits, ses obligations et sa personnalité. Pour les partenaires de l'entreprise, il ne se passe presque rien; pour sa charpente juridique, tout change.

Comment se déroule la procédure?

Trois blocs. Les autorisations, d'abord : la continuation est une décision majeure qui exige l'autorisation des actionnaires par résolutions dans les formes prescrites. L'exportation, ensuite : la juridiction de départ doit consentir au départ de la société, avec ses formalités et, au Québec, les frais du Registraire. L'importation, enfin : la juridiction d'arrivée accueille la société par des statuts de continuation, avec ses propres droits gouvernementaux et exigences, dont la recherche de nom. C'est pourquoi notre forfait couvre l'analyse, les autorisations et tout le volet québécois, et que les coûts du régime d'arrivée, variables selon votre choix, vous sont chiffrés et soumis pour approbation avant de procéder.

Combien de temps prévoir?

La continuation fait dialoguer deux administrations : comptez généralement quelques semaines entre les premières résolutions et la confirmation finale, selon les délais de traitement des juridictions concernées. Un calendrier tout à fait gérable quand la démarche est anticipée, par exemple en amont d'un financement, plutôt que découverte au milieu d'une transaction pressée.

Le cas que nous voyons le plus souvent

Au-delà des grandes réorganisations, la situation qui revient le plus dans notre pratique est nettement plus terre à terre : l'actionnaire et administrateur unique qui déménage dans une autre province.

Le scénario est toujours le même. Une personne a constitué sa société au Québec, y a exercé quelques années, puis s'installe en Ontario, en Alberta ou en Colombie-Britannique. Son activité la suit, sa clientèle change, et sa société québécoise reste derrière avec ses obligations : la déclaration annuelle au Registraire, un siège qui doit demeurer joignable au Québec, et parfois une adresse laissée chez un proche ou un ancien comptable. C'est exactement la configuration qui mène aux avis non reçus, puis à la radiation d'office.

Personne ne souhaite entretenir à distance une structure dans une province où il n'exerce plus. Deux avenues s'ouvrent alors. La continuation vers le régime fédéral convient à celui qui garde des liens d'affaires dans plusieurs provinces : la société devient fédérale et s'immatricule là où elle exerce réellement. La continuation vers la province d'accueil convient à celui dont l'activité est désormais entièrement ailleurs : la société relève alors du droit de cette province, et le dossier québécois se ferme proprement plutôt que de traîner.

Dans les deux cas, l'intérêt est le même : la société conserve sa personnalité juridique, ses contrats, ses comptes et son historique, ce qu'une dissolution suivie d'une nouvelle constitution ferait perdre. Le moment idéal est celui du déménagement, avant que les déclarations ne commencent à s'accumuler.

Ce que la continuation change à l'intérieur de la société

On retient surtout ce qui ne change pas, contrats, comptes, historique. Il faut aussi comprendre ce qui change, parce que c'est là que se situe le vrai travail juridique.

Dès la continuation, c'est la loi d'arrivée qui gouverne la vie interne de la société. Les règles sur la composition du conseil, sur les droits des actionnaires, sur les majorités requises, sur la tenue des assemblées et, du côté fédéral, sur la résidence des administrateurs, deviennent celles du nouveau régime. Une structure d'actions parfaitement valide sous une loi peut nécessiter des ajustements sous l'autre, et les règlements intérieurs de la société doivent être revus pour cadrer avec le nouveau texte.

C'est pourquoi une continuation bien faite ne se limite pas au dépôt des statuts : elle s'accompagne d'une révision des documents constitutifs, de règlements adaptés et de résolutions qui les adoptent. Une société qui change de loi en conservant des règlements écrits pour l'ancienne se retrouve avec une gouvernance qui ne correspond plus à son cadre légal, ce qu'un acheteur repérera.

Ce qu'il faut vérifier avant de lancer la procédure

Trois points bloquent régulièrement des dossiers, et se vérifient en quelques minutes.

La conformité du dossier de départ. Une société en défaut de déclarations, ou pire, radiée, ne peut pas être continuée telle quelle : il faut d'abord régulariser. Cette étape peut ajouter plusieurs semaines et un coût imprévu au projet, d'où l'intérêt de la vérifier avant d'annoncer un échéancier à un investisseur.

Les clauses de vos contrats. Certaines ententes de financement, certains baux et certains contrats importants comportent des stipulations relatives à un changement dans l'organisation de la société. Une continuation peut, selon leur rédaction, exiger un avis ou un consentement préalable du créancier ou du cocontractant. Les découvrir après coup place l'entreprise en position inconfortable.

Les inscriptions et les garanties. Les sûretés publiées en faveur de vos prêteurs, les enregistrements de propriété intellectuelle et les permis sectoriels sont attachés à l'identification de la société. Ils survivent à la continuation, mais leurs registres respectifs doivent être informés pour que l'information reste cohérente.

Ce que la prorogation ne fait pas

Trois attentes reviennent, et méritent d'être corrigées d'entrée de jeu.

Elle ne change pas le nom de la société. On profite souvent de l'occasion pour le faire, puisque le nom doit de toute façon être vérifié auprès de la juridiction d'arrivée, mais il s'agit d'une décision distincte, avec ses propres conséquences décrites dans notre article sur le changement de nom.

Elle ne répare pas un dossier corporatif négligé. Une société dont le livre des minutes est incomplet arrive dans son nouveau régime avec exactement les mêmes lacunes. La continuation est d'ailleurs un excellent moment pour faire ce ménage, puisqu'on rouvre déjà les documents constitutifs.

Elle ne déplace pas la fiscalité de l'entreprise. Le régime fiscal d'une société dépend de facteurs propres au droit fiscal, et non de la loi sous laquelle elle est constituée. Une société québécoise continuée au fédéral ne devient pas pour autant imposée différemment du seul fait de ce changement. Si votre objectif est fiscal, c'est votre comptable qu'il faut consulter avant d'envisager une continuation.

Pour réunir deux sociétés plutôt que changer de régime, voyez la fusion simplifiée.

Choisir le bon moment

La continuation supporte mal l'urgence, parce qu'elle fait intervenir deux administrations dont vous ne contrôlez pas les délais. Le moment idéal est une période calme : pas de financement en cours, pas de négociation de vente, pas d'appel d'offres à déposer. À l'inverse, lancer la démarche parce qu'un investisseur l'exige pour une clôture dans trois semaines crée une pression inutile.

Si votre réflexion en est au stade du choix de régime plutôt que du changement, notre comparatif provinciale ou fédérale reprend les critères qui comptent, et le régime d'arrivée déterminera vos obligations futures, notamment la déclaration annuelle fédérale le cas échéant.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre prorogation et continuation?

Ce sont deux noms pour la même opération : le passage d'une société d'une loi constitutive à une autre, en conservant sa personnalité juridique. Le vocabulaire varie selon les lois, la mécanique est la même.

La société continuée garde-t-elle son NEQ et ses contrats?

Oui. La continuation préserve la personnalité juridique : contrats, comptes, permis, historique et NEQ suivent la société sous son nouveau régime. C'est précisément son avantage sur la dissolution suivie d'une reconstitution.

Combien coûte une prorogation de société?

Notre forfait est à 1 999 $ plus taxes, frais du REQ de 263 $ inclus, pour l'analyse, les autorisations et les dépôts du volet québécois. Les droits et mises en place de la juridiction d'arrivée s'ajoutent selon votre choix de régime; nous vous les chiffrons avant de procéder.

Les montants gouvernementaux à jour figurent dans les frais des deux régimes.