Déclaration annuelle d'une société fédérale : guide pratique

La réponse courte : toute société constituée sous la loi fédérale doit produire chaque année une déclaration annuelle auprès de Corporations Canada, dans les 60 jours suivant sa date d'anniversaire de constitution. Ce n'est pas une déclaration de revenus, et l'oublier peut mener à la dissolution d'office de la société. Voici comment rester en règle sans y penser.

Déclaration annuelle et déclaration de revenus : deux choses distinctes

La confusion est constante, et coûteuse. La déclaration de revenus va aux autorités fiscales et parle d'argent. La déclaration annuelle va à Corporations Canada et parle d'existence : elle confirme que la société est active et que les informations de son dossier, administrateurs, adresse du siège, sont exactes. Produire l'une ne dispense jamais de l'autre. Beaucoup de sociétés fédérales parfaitement à jour côté impôts découvrent avec surprise des années de déclarations annuelles manquantes.

Quand et comment produire?

La fenêtre s'ouvre à chaque anniversaire de la constitution : la déclaration doit être déposée dans les 60 jours qui suivent. Le dépôt se fait en ligne, dans le dossier de la société, et c'est ici qu'intervient la clé de connexion de Corporations Canada, ce code confidentiel remis lors de la constitution qui donne accès au dossier. Introuvable, la clé? C'est le blocage le plus fréquent; elle figure sur la fiche de renseignements transmise par Corporations Canada, et il existe une procédure pour la récupérer, dans laquelle nous guidons régulièrement nos clients.

Que risque la société qui ne produit pas?

Corporations Canada finit par dissoudre d'office les sociétés en défaut de production. La dissolution d'une société fédérale est l'équivalent, en plus lourd, de la radiation québécoise : perte de l'existence juridique, contrats fragilisés, biens en péril, et une procédure de reconstitution pour revenir à la vie. Sans aller jusque-là, une société en défaut perd son attestation de conformité, ce document que banquiers et acheteurs demandent systématiquement dans les transactions.

Le cas des sociétés fédérales au Québec : double dossier

Une société fédérale qui exerce au Québec tient deux dossiers : le fédéral chez Corporations Canada et le québécois au Registraire des entreprises. Chacun a sa déclaration annuelle, ses délais et ses pénalités. Notre service de mise à jour fédérale couvre le premier; notre service de mise à jour au REQ, le second. Confier les deux à un même cabinet a un avantage simple : plus personne n'oublie rien, et les informations des deux registres restent cohérentes.

Questions fréquentes

Quand la déclaration annuelle fédérale doit-elle être produite?

Dans les 60 jours suivant chaque anniversaire de la constitution de la société. La date figure au dossier de Corporations Canada; nous pouvons la vérifier et produire la déclaration pour vous.

Où trouver la clé de connexion de Corporations Canada?

Sur la fiche de renseignements transmise par Corporations Canada lors de la constitution ou d'une intervention antérieure. Si elle est introuvable, une procédure de récupération existe et nous vous y guidons.

Que se passe-t-il si une société fédérale ne produit pas sa déclaration annuelle?

Elle perd son attestation de conformité et s'expose, à terme, à la dissolution d'office par Corporations Canada, avec perte de son existence juridique. La régularisation rapide évite ce scénario.