Déclaration de mise à jour annuelle au REQ : guide et échéances

La réponse courte : toute entreprise immatriculée au Québec doit produire chaque année une déclaration de mise à jour au Registraire des entreprises, pour confirmer ou corriger les informations de son dossier. L'omettre expose à des pénalités, puis à la radiation d'office. Voici comment cette obligation fonctionne, et comment la remplir sans y consacrer votre soirée.

Qui doit produire une déclaration de mise à jour annuelle?

Pratiquement toutes les entreprises inscrites au registre : sociétés par actions québécoises, entreprises individuelles immatriculées, sociétés de personnes et entreprises d'autres provinces qui exercent au Québec. Chaque assujetti a sa période de production, liée à son régime. Pour bien des sociétés, la déclaration se combine avec la déclaration de revenus; pour d'autres, elle se dépose directement au Registraire pendant la période prescrite. Le réflexe sûr : vérifier la date d'échéance à votre dossier plutôt que de se fier à sa mémoire.

Que contient cette déclaration?

Rien d'exotique : on confirme ou on met à jour le nom, l'adresse du siège, les administrateurs et dirigeants, les actionnaires principaux pour les sociétés, les établissements et les activités. Si rien n'a changé, la déclaration prend cinq minutes. Si des changements sont survenus en cours d'année, adresse, entrée ou départ d'un administrateur, ils doivent être déclarés, et certains, comme les changements d'administrateurs, supposent d'abord des résolutions corporatives en bonne et due forme.

Que se passe-t-il si on oublie?

Le Registraire n'oublie pas, lui. Le défaut de produire entraîne des frais et pénalités, et l'entreprise qui omet ses déclarations deux années de suite s'expose à la radiation d'office : elle est rayée du registre, perd son existence juridique au Québec et devra passer par une procédure de révocation, plus coûteuse et plus longue, pour renaître. La mise à jour annuelle est, de loin, la façon la plus économique de rester en règle.

Comment la déposer sans se compliquer la vie?

Vous pouvez le faire vous-même avec votre code clicSÉQUR. Beaucoup d'entrepreneurs préfèrent toutefois déléguer : à titre d'intermédiaire accrédité auprès du Registraire, notre cabinet accède directement au dossier de votre entreprise, sans votre code, vérifie les informations avec vous, prépare la déclaration et la dépose. Vous recevez la confirmation officielle par courriel, et votre dossier repart pour un an de tranquillité.

Questions fréquentes

Quand dois-je produire ma déclaration de mise à jour annuelle?

Pendant la période de production propre à votre entreprise, indiquée à votre dossier du Registraire. Pour plusieurs sociétés, elle coïncide avec la production de la déclaration de revenus; en cas de doute, vérifiez votre dossier au registre ou confiez-nous la vérification.

Que coûte un retard de déclaration au REQ?

Des frais et pénalités s'ajoutent aux droits annuels, et un défaut répété mène à la radiation d'office de l'entreprise. La régularisation coûte toujours plus cher que la déclaration produite à temps.

Faut-il un code clicSÉQUR pour déposer la déclaration?

Non si vous passez par un intermédiaire accrédité comme notre cabinet : nous accédons au dossier de votre entreprise et déposons la déclaration pour vous, puis vous transmettons la confirmation officielle.