Toute société immatriculée au Québec doit produire sa déclaration de mise à jour annuelle au REQ. Un oubli mène aux pénalités puis à la radiation d'office. Labo Legal la dépose pour 286,29 $, sans votre code clicSÉQUR, en 24 à 48 h.
La réponse courte : toute entreprise immatriculée au Québec doit produire chaque année une déclaration de mise à jour au Registraire des entreprises, pour confirmer ou corriger les informations de son dossier. L'omettre expose à des pénalités, puis à la radiation d'office. Voici comment cette obligation fonctionne, et comment la remplir sans y consacrer votre soirée.
Qui doit produire une déclaration de mise à jour annuelle?
Pratiquement toutes les entreprises inscrites au registre : sociétés par actions québécoises, entreprises individuelles immatriculées, sociétés de personnes et entreprises d'autres provinces qui exercent au Québec. Chaque assujetti a sa période de production, liée à son régime. Pour bien des sociétés, la déclaration se combine avec la déclaration de revenus; pour d'autres, elle se dépose directement au Registraire pendant la période prescrite. Le réflexe sûr : vérifier la date d'échéance à votre dossier plutôt que de se fier à sa mémoire.
Que contient cette déclaration?
Rien d'exotique : on confirme ou on met à jour le nom, l'adresse du siège, les administrateurs et dirigeants, les actionnaires principaux pour les sociétés, les établissements et les activités. Si rien n'a changé, la déclaration prend cinq minutes. Si des changements sont survenus en cours d'année, adresse, entrée ou départ d'un administrateur, ils doivent être déclarés, et certains, comme les changements d'administrateurs, supposent d'abord des résolutions corporatives en bonne et due forme.
Que se passe-t-il si on oublie?
Le Registraire n'oublie pas, lui. Le défaut de produire entraîne des frais et pénalités, et l'entreprise qui omet ses déclarations deux années de suite s'expose à la radiation d'office : elle est rayée du registre, perd son existence juridique au Québec et devra passer par une procédure de révocation, plus coûteuse et plus longue, pour renaître. La mise à jour annuelle est, de loin, la façon la plus économique de rester en règle.
Une société fédérale exerçant au Québec tient les deux dossiers en parallèle. Voici ce qui les distingue.
| Québec — Registraire des entreprises | Fédéral — Corporations Canada | |
|---|---|---|
| Qui est visé | Toute entreprise immatriculée au Québec | Toute société constituée sous la loi fédérale |
| Échéance | Période propre à votre dossier | 60 jours après l'anniversaire de constitution |
| Contenu | Nom, siège, administrateurs, actionnaires, établissements, activités | Confirmation de l'existence et des renseignements au dossier |
| Changement en cours d'année | Déclaration de mise à jour courante | Avis distinct, dans un court délai |
| Accès requis | Code clicSÉQUR ou intermédiaire accrédité | Clé de connexion de Corporations Canada |
| Défaut prolongé | Radiation d'office | Dissolution d'office |
| Rétablissement | Révocation de la radiation | Reconstitution |
Deux dossiers, deux calendriers, aucun rappel automatique. Déléguez l'un, l'autre, ou les deux.
Comment la déposer sans se compliquer la vie?
Vous pouvez le faire vous-même avec votre code clicSÉQUR. Beaucoup d'entrepreneurs préfèrent toutefois déléguer : à titre d'intermédiaire accrédité auprès du Registraire, notre cabinet accède directement au dossier de votre entreprise, sans votre code, vérifie les informations avec vous, prépare la déclaration et la dépose. Vous recevez la confirmation officielle par courriel, et votre dossier repart pour un an de tranquillité.
Votre société est fédérale? L'obligation est différente : voyez la déclaration annuelle fédérale.
Mise à jour annuelle et mise à jour courante : deux obligations
Voici la distinction que la plupart des entrepreneurs découvrent trop tard. La déclaration annuelle confirme, une fois l'an, l'exactitude de votre dossier. Mais lorsqu'un renseignement change en cours d'année, la loi n'attend pas la prochaine échéance : une déclaration de mise à jour courante doit être produite dans un délai relativement court suivant le changement.
Concrètement, un déménagement du siège, l'arrivée ou le départ d'un administrateur, l'ajout d'un établissement ou l'abandon d'un nom d'emprunt ne se déclarent pas « à la prochaine annuelle ». Ils se déclarent quand ils surviennent. Attendre onze mois signifie que le registre a affiché onze mois d'information inexacte, avec les conséquences que cela peut avoir pour un tiers qui s'y est fié, par exemple pour signifier une procédure à une adresse que vous avez quittée.
Une adresse périmée peut vous faire condamner sans que vous le sachiez
C'est la conséquence la plus grave de tout cet article, et celle que presque personne n'anticipe.
L'adresse du siège inscrite au registre est celle où votre entreprise peut être jointe officiellement. C'est là qu'une procédure judiciaire peut lui être signifiée. Si cette adresse n'est plus la bonne, la signification faite à l'adresse inscrite peut néanmoins être valable, parce que le tiers qui s'y fie s'est fié à ce que vous avez vous-même déclaré.
Le scénario se déroule alors seul : une demande est signifiée à une adresse que vous avez quittée, personne ne la reçoit, personne ne se présente, et un jugement par défaut peut être rendu contre l'entreprise sans qu'elle ait jamais pu faire valoir un seul argument. On découvre l'affaire lorsque le compte bancaire est saisi ou qu'un avis d'exécution arrive.
Faire annuler un tel jugement n'est ni automatique ni gratuit : il faut démontrer des motifs sérieux et agir dans des délais stricts, avec les honoraires que cela suppose. Comparé à une déclaration de changement d'adresse, le rapport coût-bénéfice n'a aucune commune mesure. Si vous avez déménagé, même à l'intérieur du même immeuble, corrigez le registre cette semaine.
Le même raisonnement vaut pour les administrateurs inscrits : une personne qui a quitté ses fonctions sans que le registre soit corrigé continue d'apparaître publiquement comme administratrice, avec les conséquences décrites dans notre article sur la responsabilité des administrateurs.
Les rubriques qui produisent le plus d'erreurs
L'adresse du siège arrive en tête. Ce n'est pas une adresse postale de convenance : c'est l'endroit officiel où l'entreprise peut être jointe et où des documents peuvent lui être signifiés. Y laisser l'adresse d'un comptable qu'on ne consulte plus, ou celle d'un logement qu'on a quitté, revient à ne pas recevoir les avis qui comptent.
Les actionnaires à déclarer constituent la deuxième source de confusion. Le registre ne demande pas de dévoiler l'intégralité de l'actionnariat mais vise, selon les cas, les détenteurs les plus significatifs. Depuis les réformes visant la transparence corporative, plusieurs renseignements liés au contrôle réel de l'entreprise sont exigés, et une partie d'entre eux est publique. Si votre structure comprend une société de gestion, une fiducie ou un actionnariat récemment modifié, faites valider ce qui doit être déclaré plutôt que de reconduire l'an dernier.
Les noms d'emprunt et les activités ferment la marche. Une entreprise qui exerce sous une appellation commerciale différente de son nom légal doit l'avoir déclarée, et celle qui a pivoté vers une nouvelle activité devrait le refléter. Notre article sur le nom d'emprunt au Québec détaille ce mécanisme.
Les bénéficiaires ultimes, à déclarer et à tenir à jour
Depuis les réformes sur la transparence corporative, les entreprises immatriculées au Québec doivent déclarer leurs bénéficiaires ultimes, soit les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent réellement l'entreprise. Une partie de ces renseignements est publique, et la liste doit suivre les changements d'actionnariat plutôt que d'être reconduite chaque année.
Les structures à plusieurs paliers, les fiducies et les conventions qui donnent un contrôle sans détention sont les cas où l'analyse ne s'improvise pas. Notre article sur les bénéficiaires ultimes explique qui déclarer, ce qui devient public et quand la liste change.
Le registre est public, et il vous précède
On raisonne souvent la déclaration comme une corvée administrative. C'est aussi votre carte de visite involontaire. Le registre est consultable gratuitement par n'importe qui, et il l'est en pratique : le client institutionnel qui vérifie avec qui il s'apprête à contracter, le fournisseur qui ouvre un compte de crédit, la banque, l'assureur, la partie adverse dans un litige.
Ce que ces personnes y voient, c'est votre statut d'immatriculation, vos administrateurs, votre adresse et, le cas échéant, la mention que votre entreprise est en défaut de produire ses déclarations. Cette dernière mention n'est pas neutre : elle signale à quiconque la lit que le dossier n'est pas tenu, et elle précède parfois de peu la radiation d'office, dont la révocation est nettement plus lourde que la déclaration qui l'aurait évitée.
Pas de code clicSÉQUR, ou vous l'avez perdu?
C'est le blocage le plus fréquent, et de loin. Vous devez corriger une adresse, retirer un administrateur ou régulariser un dossier rapidement, et vous découvrez que le code clicSÉQUR de l'entreprise est introuvable, qu'il appartenait à un ancien comptable, ou qu'il n'a jamais été activé. Les procédures de récupération existent, mais elles prennent du temps, et le temps est précisément ce qui vous manque.
Il existe une autre voie. Notre cabinet est inscrit comme intermédiaire accrédité auprès du Registraire des entreprises. Cela signifie que nous accédons directement au dossier de votre entreprise et que nous y déposons les déclarations pour vous, sans votre code clicSÉQUR et sans que vous ayez à en obtenir un.
Concrètement : vous nous confiez le mandat, nous consultons votre dossier, nous validons avec vous ce qui doit être corrigé, nous déposons la déclaration et vous recevez la confirmation officielle par courriel. Pour un changement d'adresse ou d'administrateur qui presse, c'est généralement une affaire de 24 à 48 heures ouvrables plutôt que de semaines.
C'est le même chemin, que votre dossier soit à jour ou qu'il traîne depuis des années. Si la situation s'est dégradée jusqu'à la radiation, voyez notre article sur la révocation de radiation.
Questions fréquentes
Quand dois-je produire ma déclaration de mise à jour annuelle?
Pendant la période de production propre à votre entreprise, indiquée à votre dossier du Registraire. Pour plusieurs sociétés, elle coïncide avec la production de la déclaration de revenus; en cas de doute, vérifiez votre dossier au registre ou confiez-nous la vérification.
Que coûte un retard de déclaration au REQ?
Des frais et pénalités s'ajoutent aux droits annuels, et un défaut répété mène à la radiation d'office de l'entreprise. La régularisation coûte toujours plus cher que la déclaration produite à temps.
Faut-il un code clicSÉQUR pour déposer la déclaration?
Non si vous passez par un intermédiaire accrédité comme notre cabinet : nous accédons au dossier de votre entreprise et déposons la déclaration pour vous, puis vous transmettons la confirmation officielle.
Les montants gouvernementaux à jour figurent dans les droits annuels d’immatriculation.