Les entreprises immatriculées au Québec doivent déclarer leurs bénéficiaires ultimes, soit les personnes physiques qui détiennent ou contrôlent réellement l'entreprise. Une partie de ces renseignements est publique. La liste doit être revue à chaque changement d'actionnariat, de droits de vote ou de structure, et pas seulement une fois l'an.
Pendant longtemps, le registre affichait des sociétés détenues par d'autres sociétés, elles-mêmes détenues par d'autres sociétés, sans qu'on sache jamais qui se trouvait au bout de la chaîne. Les réformes sur la transparence corporative ont changé cela : il faut désormais remonter jusqu'aux personnes physiques.
Qui est bénéficiaire ultime
La notion ne se confond pas avec celle d'actionnaire. Un bénéficiaire ultime est une personne physique qui, d'une façon ou d'une autre, détient ou contrôle réellement l'entreprise. Plusieurs situations y mènent.
La détention significative d'abord : une personne qui possède, directement ou indirectement, une proportion importante des actions ou des droits de vote. La détention indirecte compte autant que la détention directe, ce qui signifie qu'il faut traverser les sociétés interposées plutôt que s'arrêter à la première.
L'influence de fait ensuite, et c'est la notion la plus large. Une personne qui, sans détenir d'actions, exerce en pratique un contrôle sur les décisions de l'entreprise peut être visée. Une convention entre actionnaires qui donne à quelqu'un un droit de veto ou le pouvoir de nommer la majorité du conseil est exactement le type de mécanisme qui déclenche cette qualification.
Certaines fonctions enfin, comme celle de personne qui dirige l'entreprise, peuvent également mener à la déclaration selon la configuration.
La conséquence pratique est simple à énoncer et exigeante à appliquer : on ne peut pas répondre à la question en regardant le registre des actionnaires. Il faut lire les statuts, le livre des minutes et la convention entre actionnaires ensemble.
Actionnaire déclaré et bénéficiaire ultime, ce n'est pas la même chose
La confusion est constante, et elle mène à des déclarations incomplètes.
| Actionnaire déclaré | Bénéficiaire ultime | |
|---|---|---|
| Qui c'est | La personne ou la société inscrite comme détentrice d'actions | La personne physique qui détient ou contrôle réellement |
| Peut être une société | Oui | Non, toujours une personne physique |
| Détention indirecte | Non visée comme telle | Visée, il faut remonter la chaîne |
| Contrôle sans actions | Non visé | Visé, par l'influence de fait |
| Source de l'information | Le registre des valeurs mobilières | Statuts, conventions, structure du groupe |
| Mise à jour | À chaque transfert | À chaque changement de détention ou de contrôle |
Faire établir la liste correctement coûte moins cher que la corriger sous vérification.
Ce qui est public, et ce qui ne l'est pas
C'est la question que posent tous les entrepreneurs, et la réponse mérite d'être connue avant de structurer une détention plutôt qu'après.
Une partie des renseignements déclarés est consultable par quiconque au registre des entreprises. La transparence est précisément l'objectif de la mesure : permettre à un partenaire, à une institution financière, à un journaliste ou à une autorité de savoir qui se trouve derrière une entreprise. D'autres renseignements, notamment certaines données personnelles comme la date de naissance, ne sont pas diffusés publiquement.
Deux conséquences en découlent. Si la discrétion sur votre patrimoine compte pour vous, sachez que le registre n'est plus l'écran qu'il a pu être, et parlez-en avant de choisir votre structure plutôt qu'après l'avoir mise en place. Et à l'inverse, profitez de cette information : avant de contracter avec une entreprise que vous ne connaissez pas, le registre vous dit désormais qui la contrôle réellement.
Les structures où l'analyse ne s'improvise pas
Pour une société détenue par deux personnes à parts égales, l'exercice prend deux minutes. Quatre configurations demandent au contraire une vraie analyse.
La société de gestion interposée. Votre société d'exploitation est détenue par une société de gestion, elle-même détenue par vous. C'est vous le bénéficiaire ultime, et il faut le déclarer comme tel plutôt que d'inscrire la gestion et de s'arrêter là.
La fiducie. La détention par une fiducie familiale soulève la question de savoir qui, du constituant, du fiduciaire ou des bénéficiaires, doit être déclaré. La réponse dépend des termes de l'acte et ne se devine pas.
Les droits de vote dissociés de la valeur. Une structure où une catégorie d'actions porte les votes et une autre la valeur peut mener à des bénéficiaires ultimes différents de ceux qu'on croit.
Les conventions qui donnent un contrôle. Un droit de veto, un pouvoir de nomination ou un engagement de vote peuvent créer une influence de fait chez quelqu'un qui ne détient presque rien.
Quand la liste change
L'erreur la plus répandue consiste à traiter cette déclaration comme un formulaire annuel. Elle suit en réalité la réalité de votre entreprise, et plusieurs événements la modifient : un transfert d'actions, l'entrée d'un investisseur, le rachat des actions d'un associé qui part, une réorganisation avec ajout d'une société de gestion, la signature ou la modification d'une convention entre actionnaires, un décès et la transmission des actions aux héritiers.
Chacun de ces événements devrait déclencher une vérification. En pratique, le meilleur moment est celui où vous préparez déjà les résolutions qui constatent l'opération : la question se pose alors naturellement, pendant que les documents sont ouverts.
Ce que vous risquez à ne pas déclarer correctement
Le défaut de déclarer ou une déclaration inexacte exposent l'entreprise à des sanctions, et la responsabilité de la conformité repose sur ceux qui la dirigent, comme le rappelle notre article sur la responsabilité des administrateurs.
Il y a toutefois un risque plus immédiat, et c'est celui qui touche le plus d'entrepreneurs : le blocage. Les institutions financières, les acheteurs en vérification diligente et plusieurs donneurs d'ouvrage vérifient désormais ces renseignements. Un dossier incohérent, où les bénéficiaires déclarés ne correspondent pas à la structure réelle, arrête une transaction le temps qu'on l'explique. C'est le genre de retard qui ne se rattrape pas quand une clôture est fixée.
Si votre structure comporte plus d'un palier, faites établir la liste une fois correctement. Elle ne bougera ensuite qu'aux moments où vous ferez appel à nous de toute façon. La déclaration de mise à jour annuelle est le véhicule qui la porte auprès du Registraire.
Questions fréquentes
Qui est considéré comme bénéficiaire ultime d'une entreprise?
Une personne physique qui détient ou contrôle réellement l'entreprise : par une détention significative d'actions ou de droits de vote, directe ou indirecte, ou par une influence de fait sur les décisions, par exemple grâce à une convention qui donne un droit de veto.
Ces renseignements sont-ils publics?
Une partie l'est et se consulte librement au registre des entreprises, puisque la transparence est l'objectif de la mesure. D'autres renseignements, notamment certaines données personnelles comme la date de naissance, ne sont pas diffusés publiquement.
Quand faut-il mettre la liste à jour?
À chaque événement qui modifie la détention ou le contrôle : transfert d'actions, entrée d'un investisseur, rachat des actions d'un associé, ajout d'une société de gestion, signature ou modification d'une convention entre actionnaires, ou décès et transmission aux héritiers.