Un administrateur doit agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté. Il peut être personnellement responsable des salaires impayés, des retenues à la source et des taxes non remises. Résolutions à jour et assurance atténuent le risque.
Accepter un siège d'administrateur, c'est accepter plus qu'un titre : la loi attache à cette fonction des devoirs précis et, dans certains cas, une responsabilité personnelle qui traverse l'écran de la société. Que vous administriez votre propre PME ou celle d'un proche, voici ce que vous avez réellement signé.
Deux devoirs cardinaux
La loi impose aux administrateurs un devoir de prudence et de diligence, agir avec le soin qu'une personne raisonnable apporterait à ses propres affaires, en s'informant avant de décider, et un devoir de loyauté, agir dans l'intérêt de la société, et non dans le sien propre. De ce second devoir découlent les règles sur les conflits d'intérêts : l'administrateur qui contracte avec sa propre société ou qui profite d'une occasion d'affaires repérée dans ses fonctions doit le divulguer et, souvent, s'abstenir de voter. La violation de ces devoirs expose à des poursuites de la société elle-même ou de ses actionnaires.
Les responsabilités personnelles prévues par la loi
C'est le volet qui surprend le plus. Dans des cas précis, la loi rend les administrateurs personnellement responsables des dettes de la société. Les deux plus importants : jusqu'à six mois de salaires impayés aux employés, et les sommes que la société a perçues ou retenues pour l'État sans les remettre, taxes de vente et retenues à la source en tête. Autrement dit, l'administrateur d'une société en difficulté qui laisse filer les remises fiscales joue avec son propre patrimoine. S'y ajoutent des responsabilités possibles en matière environnementale et pour certaines déclarations fausses ou trompeuses.
La défense de diligence raisonnable
Face à la plupart de ces réclamations, la loi offre une défense : démontrer avoir agi avec un degré de soin, de diligence et de compétence raisonnable. Concrètement, cette défense se construit avant le problème, pas après. Elle ressemble à ceci : poser des questions en réunion et exiger des réponses, s'assurer que les remises fiscales sont faites et le vérifier périodiquement, consigner ses dissidences au procès-verbal, consulter des experts quand le sujet dépasse ses compétences. L'administrateur diligent laisse des traces; ce sont elles qui le protègent.
Les protections à mettre en place
Trois outils complètent la diligence. L'indemnisation par la société, prévue au règlement intérieur ou par convention, oblige l'entreprise à prendre en charge la défense de l'administrateur poursuivi pour des actes accomplis de bonne foi dans ses fonctions. L'assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants prend le relais quand la société ne peut pas payer, précisément le scénario où le risque est le plus grand. Et la démission formelle, dûment déclarée au registre, marque la fin de l'exposition : on ne répond pas des décisions prises après son départ, encore faut-il pouvoir prouver la date de celui-ci.
Le mot d'ordre : documenter
Toutes les protections convergent vers la même pratique : des décisions prises régulièrement, par des résolutions écrites, conservées dans un livre des minutes à jour. Le jour où quelqu'un demande des comptes, l'administrateur qui peut montrer quand et comment chaque décision a été prise part avec une longueur d'avance décisive.
Qui est administrateur, exactement
La question paraît triviale, elle ne l'est pas. Est administrateur la personne dûment élue ou nommée à ce poste et dont le nom figure aux registres. C'est cette qualité, et non le titre d'emploi ou le pourcentage d'actions détenu, qui déclenche les devoirs et les responsabilités décrits plus haut.
Deux conséquences pratiques en découlent. D'abord, un actionnaire qui n'est pas administrateur n'assume pas ces responsabilités du seul fait de sa participation au capital. Ensuite, et c'est le piège inverse, une personne inscrite comme administrateur mais qui ne participe plus à la vie de la société conserve néanmoins sa qualité tant que sa démission n'a pas été formalisée et déclarée. Une démission verbale, un simple retrait des affaires courantes ou un départ pour d'autres projets ne suffisent pas.
C'est l'une des situations les plus fréquentes que nous voyons : quelqu'un croit avoir quitté un conseil il y a trois ans et découvre, à l'occasion d'un litige, qu'il y figure toujours. La démission doit être écrite, versée au livre des minutes et suivie d'une mise à jour aux registres. Tant que ce n'est pas fait, la présomption joue contre vous.
Le rôle du livre des minutes en défense
Quand la responsabilité d'un administrateur est mise en cause, la discussion porte presque toujours sur ce qu'il savait, ce qu'il a demandé et ce qu'il a décidé. En l'absence de documentation, cette démonstration devient très difficile à faire.
Concrètement, des procès-verbaux qui consignent les questions posées sur la situation financière, une opposition inscrite à une décision, ou la vérification faite auprès du comptable avant d'autoriser un versement, constituent des éléments de preuve. Reconstituer ces échanges de mémoire deux ans plus tard, sans trace écrite, place l'administrateur dans une position nettement plus fragile.
Ce n'est pas une formalité administrative : c'est la matière première de votre défense. Nous expliquons quoi y consigner et comment le tenir dans notre article sur le livre des minutes, et le détail des décisions à formaliser chaque année dans celui sur les résolutions annuelles.
La société radiée, un angle mort
Une société radiée d'office pour défaut de produire ses déclarations ne fait pas disparaître les obligations de ses administrateurs. Les réclamations antérieures subsistent, et l'entité perd les moyens de s'en défendre correctement tant que sa situation n'est pas régularisée.
Si votre société a été radiée, la révocation de la radiation est généralement la première mesure à envisager, avant toute autre démarche. Laisser la situation traîner ne fait qu'accumuler les déclarations en retard et les pénalités.
Avant d'accepter un poste d'administrateur
Accepter de siéger au conseil d'une société qu'on ne contrôle pas mérite quelques vérifications préalables. Prenez connaissance de la situation fiscale courante, en particulier de l'état des remises gouvernementales. Demandez si une assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants existe, ce qu'elle couvre et surtout ce qu'elle exclut. Vérifiez si la convention entre actionnaires prévoit une indemnisation en votre faveur et dans quelles limites.
Ces questions passent parfois pour de la méfiance. Elles sont simplement le minimum que devrait faire quiconque s'apprête à engager son patrimoine personnel sur la bonne gestion d'une entreprise qu'il ne dirige pas au quotidien.
Questions fréquentes
De quoi un administrateur est-il personnellement responsable?
Certaines obligations font l'objet de régimes de responsabilité particuliers, notamment les retenues à la source non versées, les taxes perçues et non remises et certains salaires impayés. Ces mécanismes existent justement pour empêcher qu'on se réfugie derrière la personne morale.
Comment démissionner correctement d'un poste d'administrateur?
La démission doit être écrite et remise à la société, puis déclarée au registre. Tant que votre nom y figure, vous apparaissez publiquement comme administrateur aux yeux des tiers. Conservez une preuve de la remise et la confirmation que le registre a été corrigé.
Un actionnaire est-il responsable comme un administrateur?
Non, la simple détention d'actions n'entraîne pas ces responsabilités. En revanche, un actionnaire qui assume des pouvoirs d'administrateur, notamment par une convention unanime, en assume aussi les devoirs et les responsabilités.