Un camionneur qui s’incorpore ne transfère pas son dossier d’exploitant à sa nouvelle société. L’inscription au registre des propriétaires et exploitants de véhicules lourds, la cote de sécurité et l’historique appartiennent à la personne inscrite, et la société est une nouvelle personne. Il faut donc inscrire la société, immatriculer les véhicules à son nom, revoir les contrats de transport et vérifier les antécédents judiciaires, car la condition s’étend aux administrateurs et aux dirigeants. L’ordre des opérations compte plus que la constitution elle-même.
Ce guide s’adresse au camionneur artisan, au propriétaire-exploitant et à la petite flotte qui passe d’une entreprise individuelle à une société par actions. Il traite des conséquences pratiques sur votre dossier d’exploitant, pas de l’opportunité fiscale, qui se discute avec votre comptable.
Ce qui compte comme véhicule lourd
Le seuil est un poids nominal brut du véhicule de 4 500 kg ou plus. Un ensemble de véhicules dont le total atteint ce seuil est également visé, de même que les véhicules de transport de matières dangereuses nécessitant l’apposition de plaques, et les autobus et minibus selon leur catégorie.
Beaucoup de camionneurs sous-estiment ce seuil : un camion cube bien équipé ou une camionnette tirant une remorque chargée peut y arriver. Le poids nominal brut est inscrit sur la plaque du fabricant, pas sur le certificat d’immatriculation.
Le point central : l’inscription suit la personne
L’inscription au registre des propriétaires et exploitants de véhicules lourds est attachée à la personne inscrite. Son numéro, de la forme R suivi de sept chiffres, votre cote de sécurité et tout votre historique d’infractions et d’interventions restent au dossier de cette personne.
Quand vous constituez une société, vous créez une personne juridique nouvelle. Elle n’a aucun dossier, aucun historique et aucune cote. Il faut l’inscrire au registre à son tour. Cela a deux effets inverses qu’il faut peser :
- Un historique difficile ne se transporte pas automatiquement dans la société, ce qui peut paraître avantageux. Mais la Commission des transports du Québec examine la situation réelle, notamment les liens entre l’ancienne et la nouvelle entité, et elle n’apprécie pas les restructurations dont le seul but est d’effacer un dossier.
- Un bon historique, lui, ne se transporte pas non plus. Si votre cote vous ouvrait des portes chez vos donneurs d’ordre, vous repartez de zéro.
Les antécédents judiciaires visent aussi les administrateurs
C’est la règle la plus souvent ignorée. La condition relative aux antécédents judiciaires ne s’arrête pas à la personne morale : elle s’étend à ses administrateurs, associés et dirigeants. Autrement dit, nommer quelqu’un au conseil d’administration de votre société de camionnage n’est pas un geste neutre.
Avant de nommer un administrateur, vérifiez la situation. Et si vous devez retirer quelqu’un, notre guide sur le changement d’administrateur explique la procédure et la mise à jour au registre.
L’ordre des opérations
| Étape | Pourquoi dans cet ordre |
|---|---|
| 1. Constituer la société | Vous avez besoin du numéro d’entreprise du Québec pour la suite |
| 2. Inscrire la société au registre des véhicules lourds | Rien ne peut rouler au nom de la société avant |
| 3. Transférer l’immatriculation des véhicules | Le propriétaire inscrit doit correspondre au titulaire de l’immatriculation |
| 4. Transférer les assurances | Une police au nom de l’ancien titulaire peut être contestée au moment du sinistre |
| 5. Céder ou renégocier les contrats | Vos donneurs d’ordre contractent avec une personne nommée |
| 6. Mettre à jour le financement des véhicules | Le prêteur doit consentir au changement de débiteur |
La sixième étape bloque plus souvent qu’on ne le croit. Un prêt ou un crédit-bail au nom de la personne physique ne devient pas celui de la société parce que la société l’utilise. Le prêteur doit y consentir, et il exige en général un cautionnement personnel.
Les contrats de transport se transfèrent mal
Un contrat conclu avec vous personnellement n’est pas automatiquement celui de votre société. Si vous continuez de facturer sous le nom de la société alors que le contrat nomme la personne physique, vous créez une incohérence qui se paie au moment d’un litige, d’une réclamation d’assurance ou d’une vérification fiscale.
Prévoyez une cession de contrat ou un nouveau contrat avec chaque donneur d’ordre important. Notre guide sur la révision de contrat explique quoi regarder.
Le camionnage en vrac
Le transport en vrac fonctionne selon des règles propres, avec un système de courtage. Un camionneur qui veut obtenir des contrats publics de transport en vrac doit en général être abonné à un poste de courtage, et l’abonnement est lié à une personne et à des véhicules précis.
Vérifiez auprès de votre poste de courtage comment il traite un changement de personne morale avant de constituer la société. Dans certains cas, l’abonnement et le rang doivent être repris, ce qui a des conséquences directes sur votre volume de travail.
Les autres obligations à ne pas oublier
- Mise à jour annuelle de l’inscription au registre, à ne pas confondre avec la déclaration de mise à jour annuelle au registre des entreprises, qui est une obligation distincte.
- Comptes d’employeur si vous engagez des chauffeurs : retenues à la source, cotisation à la commission des normes et de la santé et de la sécurité du travail, et dossier d’expérience.
- Responsabilité des administrateurs pour les salaires impayés et les retenues non remises. Voir notre guide sur la responsabilité des administrateurs.
- Déclaration des bénéficiaires ultimes au registre des entreprises. Voir bénéficiaires ultimes.
La société protège quoi, exactement
Elle protège votre patrimoine personnel contre les dettes commerciales ordinaires de l’entreprise. Elle ne vous protège pas contre les conséquences de vos propres fautes au volant, ni contre un cautionnement personnel que vous auriez signé, ni contre les responsabilités que la loi impose directement aux administrateurs. C’est une protection réelle mais partielle, et le cautionnement personnel exigé par les prêteurs en annule souvent une bonne part dans les premières années.
Questions fréquentes
Non. L’inscription au registre des propriétaires et exploitants de véhicules lourds, le numéro d’identification et la cote de sécurité appartiennent à la personne inscrite. Votre société est une personne juridique nouvelle, sans historique ni cote. Elle doit s’inscrire à son tour, et un bon dossier accumulé personnellement ne la suit pas.
À partir d’un poids nominal brut du véhicule de 4 500 kg, seul ou en ensemble. Les véhicules transportant des matières dangereuses nécessitant des plaques sont aussi visés, de même que certains autobus et minibus. Le poids nominal brut est indiqué sur la plaque du fabricant, pas sur le certificat d’immatriculation.
Prudence. La condition relative aux antécédents judiciaires s’étend aux administrateurs, associés et dirigeants de la personne morale inscrite, pas seulement à la société elle-même. Vérifiez la situation avant la nomination, car un administrateur problématique peut affecter l’inscription de l’entreprise.
Non. Un prêt ou un crédit-bail conclu personnellement reste votre dette. Le prêteur doit consentir au changement de débiteur, et il exige presque toujours un cautionnement personnel en échange. C’est l’étape qui bloque le plus souvent le transfert d’une flotte vers une société.
Pas d’eux-mêmes. Un contrat qui nomme la personne physique n’est pas celui de la société. Facturer au nom de la société alors que le contrat nomme la personne crée une incohérence qui pose problème en cas de litige, de réclamation d’assurance ou de vérification fiscale. Prévoyez une cession ou un nouveau contrat.
Le vrac fonctionne avec un système de courtage et l’abonnement est lié à une personne et à des véhicules précis. Demandez à votre poste de courtage comment il traite un changement de personne morale avant de constituer la société, car la reprise de l’abonnement peut affecter votre volume de travail.