Pour un consultant, la société a deux intérêts réels : la séparation des patrimoines face aux réclamations de clients et le report d’impôt sur les revenus qui restent dans l’entreprise. Mais un régime fiscal particulier guette le consultant qui travaille pour un seul client dans des conditions proches de l’emploi : la société est alors traitée comme une entreprise de prestation de services personnels, perd le taux réduit des petites entreprises et ne peut presque rien déduire. Le reste du dossier se joue dans le contrat, en particulier sur la propriété intellectuelle et la limitation de responsabilité.
Ce guide couvre le consultant en informatique, le pigiste, le consultant en gestion, en marketing, en ressources humaines et en services-conseils en général, c’est-à-dire toutes les activités de conseil qui ne relèvent pas d’un ordre professionnel. Si vous êtes membre d’un ordre, lisez plutôt notre guide sur les professionnels qui peuvent s’incorporer.
La règle à connaître avant tout le reste
Le droit fiscal prévoit un régime défavorable pour ce qu’on appelle une entreprise de prestation de services personnels. En simplifiant, la société y tombe lorsque la personne qui rend les services est un actionnaire déterminé de la société et qu’elle serait raisonnablement considérée comme un employé du client si la société n’existait pas, à moins que la société emploie plus de cinq employés à temps plein ou que les services soient rendus à une société liée.
Les conséquences sont lourdes :
- La société perd la déduction accordée aux petites entreprises, donc le taux réduit.
- Elle subit en plus un impôt supplémentaire sur ce revenu.
- Elle ne peut déduire presque aucune dépense, à l’exception essentiellement de la rémunération versée à la personne qui rend les services et de certaines dépenses qu’un employé pourrait lui-même déduire.
Résultat : dans ce scénario, l’incorporation peut coûter plus cher que de travailler directement comme employé. C’est pourquoi un consultant avec un seul client de longue durée doit faire valider sa situation par un comptable ou un fiscaliste avant de constituer sa société, et non après.
Ce qui éloigne du régime défavorable
Ce ne sont pas des recettes mais des facteurs factuels. Plus votre réalité y ressemble, mieux votre position se défend :
- Plusieurs clients, et aucun qui représente la quasi-totalité du chiffre d’affaires.
- Vous fournissez vos outils : ordinateur, licences, abonnements, local.
- Vous contrôlez la méthode et l’horaire, et vous êtes évalué sur le résultat.
- Vous assumez un risque économique : prix forfaitaire, garantie de résultat, obligation de refaire à vos frais.
- Vous pouvez faire exécuter le travail par quelqu’un d’autre ou engager de l’aide.
- Vous détenez votre propre assurance responsabilité et vous facturez comme une entreprise.
Attention toutefois : les autorités regardent la réalité, pas la rédaction. Un contrat qui affirme l’autonomie alors que les faits disent l’inverse ne protège pas. Le contrat doit refléter une situation réelle, et c’est là que la révision du contrat a une valeur concrète. Voir notre guide sur la révision de contrat.
La propriété intellectuelle, le point aveugle des consultants
Pour un consultant en informatique, en design ou en rédaction, c’est souvent l’enjeu le plus important du contrat, et celui qu’on lit le moins.
Par défaut, les droits sur ce que vous créez pour un client ne lui sont pas tous cédés automatiquement. La cession doit être écrite, et elle doit préciser son étendue. Beaucoup de contrats de service rédigés par les clients vont très loin : ils cèdent non seulement le livrable mais aussi vos outils, vos gabarits, vos bibliothèques de code et parfois tout ce que vous créez pendant la durée du mandat, y compris pour d’autres clients.
Les points à regarder, un par un : ce qui est cédé exactement, ce que vous conservez comme outils et savoir-faire réutilisables, le droit moral et sa renonciation, le sort du travail en cours si le mandat s’arrête, et le droit de présenter le travail dans votre portfolio. Une clause de cession mal calibrée peut vous empêcher de réutiliser votre propre bibliothèque de code sur le mandat suivant.
La limitation de responsabilité
La société protège votre patrimoine personnel des dettes commerciales, mais elle ne limite pas le montant d’une réclamation contre la société elle-même. Si votre conseil cause une perte importante à un client, c’est tout l’actif de la société qui est exposé, et votre réputation avec.
Deux outils se combinent : une clause de limitation de responsabilité dans le contrat, plafonnant l’indemnité à un multiple des honoraires et excluant les dommages indirects et la perte de profits, et une assurance responsabilité professionnelle adaptée à votre domaine. Pour la consultation en informatique, vérifiez expressément la couverture des erreurs et omissions et celle des incidents de sécurité, qui sont souvent dans des polices distinctes.
Provinciale ou fédérale
Pour un consultant dont les clients sont au Québec, la constitution provinciale est en général la plus simple. Si vous servez des clients ailleurs au Canada et que le nom compte dans votre positionnement, la constitution fédérale offre une protection du nom à l’échelle du pays, au prix d’une immatriculation au Québec en plus et d’une déclaration annuelle fédérale. Notre comparatif provinciale ou fédérale pose les critères, et les frais de Corporations Canada donnent les montants.
Si vos clients sont aux États-Unis ou ailleurs, parlez-en d’abord à un fiscaliste : les retenues à la source étrangères et les conventions fiscales ont plus d’effet sur votre résultat net que le choix de la loi constitutive.
Si vous êtes plusieurs
Deux consultants qui mettent leurs mandats en commun ont besoin d’une convention entre actionnaires dès le premier jour. Les questions qui font exploser ces associations sont toujours les mêmes : qui apporte les clients, comment les honoraires se répartissent quand l’un facture trois fois plus que l’autre, ce qui arrive aux clients si l’un part, et si le partant peut les solliciter. Ces réponses se négocient bien au départ et mal après la rupture.
Ce qu’il faut avoir en place
- Un contrat de service type, avec propriété intellectuelle, limitation de responsabilité, confidentialité et modalités de paiement.
- Une assurance responsabilité professionnelle adaptée au domaine.
- Un livre des minutes à jour, que les grands clients demandent de plus en plus à l’ouverture d’un compte fournisseur.
- Un compte bancaire d’entreprise distinct, pour éviter le mélange des finances qui affaiblit la séparation des patrimoines.
- Les obligations annuelles : voir la déclaration de mise à jour annuelle.
Questions fréquentes
C’est un régime fiscal défavorable qui s’applique, en simplifiant, quand la personne qui rend les services est un actionnaire déterminé de la société et serait raisonnablement considérée comme un employé du client si la société n’existait pas, à moins que la société emploie plus de cinq employés à temps plein. La société perd alors le taux réduit, subit un impôt supplémentaire et ne peut presque rien déduire.
Faites valider votre situation par un comptable ou un fiscaliste avant de constituer la société, pas après. Avec un seul client de longue durée et des conditions proches de l’emploi, le régime des entreprises de prestation de services personnels peut rendre l’incorporation plus coûteuse que le statut d’employé.
Des faits, pas des formulations : plusieurs clients sans dépendance à un seul, vos propres outils et licences, le contrôle de la méthode et de l’horaire, un risque économique réel comme un prix forfaitaire ou une garantie de résultat, la possibilité de faire exécuter le travail par quelqu’un d’autre, et votre propre assurance responsabilité.
Seulement dans la mesure prévue au contrat, mais beaucoup de contrats rédigés par les clients vont très loin et cèdent aussi vos gabarits, vos bibliothèques de code et parfois tout ce que vous créez pendant le mandat. Vérifiez ce qui est cédé exactement, ce que vous conservez comme outils réutilisables, et votre droit de présenter le travail dans votre portfolio.
Non. Elle protège votre patrimoine personnel des dettes commerciales, mais une réclamation contre la société expose tout son actif. Pour plafonner le montant, il faut une clause de limitation de responsabilité au contrat, combinée à une assurance responsabilité professionnelle adaptée à votre domaine.
Provinciale si vos clients sont au Québec, c’est le plus simple et le moins lourd. Fédérale si vous servez des clients partout au Canada et que la protection du nom à l’échelle du pays compte, au prix d’une immatriculation au Québec en plus et d’une déclaration annuelle fédérale.
La convention entre actionnaires, dès le premier jour. Les questions qui font échouer ces associations sont toujours les mêmes : qui apporte les clients, comment se répartissent les honoraires quand l’un facture bien plus que l’autre, ce qui arrive aux clients si l’un part, et si le partant peut les solliciter.